DataConnect

Mit DataConnect können Sie Daten wie z.B. Kontaktdaten von Kunden zentral in einer Tabellenkalkulation speichern und mit einem Klick in das Formular laden. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Daten über Formeln automatisch berechnen zu lassen.

In folgendem Video sehen Sie DataConnect im Einsatz:

DataConnect ist nicht in allen Editionen des FormPrinters enthalten. Versionen vergleichen

Inhalt

Nutzen Sie die maximale Produktivität des FormPrinters

Mit DataConnect können Sie die Produktivität in folgenden Szenarien steigern:

Formular mit mehreren Datensätzen

Zum Beispiel einen Überweisungsträger für verschiedene Personen mit verschiedenen Kontodaten. Wenn Sie für jede Person ein eigenes Formular der Art "Überweisung_Max Mustermann.fmpx" anlegen, hat das folgende Nachteile:

  • Wenn Sie das Formular selber anpassen möchten, müssen Sie die Anpassung bei allen Formularen einzeln vorziehen. Mit DataConnect hingegen benötigen Sie nur einen Überweisungsträger.
  • Bei einer größeren Anzahl an Personen wird die Suche nach dem gewünschten Formular schnell unübersichtlich. Mit DataConnect hingegen können Sie den Inhalt der gewünschten Person schnell aus einer Liste mit Suchfunktion laden.
  • Mit DataConnect können Sie auch einen Seriendruck durchführen, also in einem Rutsch einen Überweisungsträger für alle oder einige Personen drucken. Daten, die mit der Tabellenkalkulation verknüpft sind, ändern sich bei jeder Person, alle anderen bleiben gleich (z.B. ist der Verwendungszweck für alle Personen gleich, der Betrag hingegen wird der Tabellenkalkulation entnommen).

Testen Sie die Möglichkeiten mit dem folgenden Beispielformular! Sie benötigen zum Testen FormPrinter Business oder deren Testversion.

Beispiel für ein Formular, welches schnell zwischen mehreren Inhalten wechseln kann

Formular mit berechneten Daten

Es gibt Formulare mit Feldern, die sich eigentlich berechnen lassen könnten, wie z.B. die Zahlungsfrist, wenn das Lieferdatum bekannt ist oder der Gesamtbetrag, wenn Arbeitszeit bekannt ist.
Aber auch bei Formatierung von Zahlen (z.B. Tausender-Trennzeichen oder Euro-Zeichen einfügen) oder bei Inhalten, die identisch an mehreren Stellen im Formular auftauchen, ist DataConnect eine mächtige Unterstützung.

Testen Sie die Möglichkeiten mit dem folgenden Beispielformular! Sie benötigen zum Testen FormPrinter Business oder deren Testversion.

Demo-Formular für berechnete Felder

Funktionen

  • Verknüpfte Inhalte werden aus der Tabellenkalkulation geholt und wieder zurückgeschrieben, wenn der Wert im FormPrinter geändert wurde (nur, wenn der Wert nicht über eine Formel berechnet wurde). Gespeichert werden die Änderungen in der Tabellenkalkulation mit dem Speichern des FormPrinter-Formulars.
  • Datensätze können hinzugefügt, verschoben, umbenannt oder gelöscht werden. Alle Aktionen können Sie wieder rückgängig machen (Undo).
  • Unterstützt werden Microsoft Excel ab 2003 und OpenOffice/LibreOffice Calc.
  • Geeignet für bis zu 10.000 Datensätze (mit Excel ist die Ladezeit am geringsten).
  • Datensätze können als Seriendruck gedruckt bzw. als PDF oder Bild exportiert werden.
Möglichkeiten mit den Datensätzen
Viele Datensätze gleichzeitig drucken

Einrichtung

Es lassen sich alle Elemente des Formprinters mit einem Wert (bzw. einer Spalte) einer Tabelle verknüpfen. So richten Sie die Zuordnung ein oder ändern sie:

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf DataConnect.
  2. Klicken Sie auf Vorhandene Verbindung ändern (wenn Sie noch keine Verbindung eingerichtet haben, erzeugen Sie zunächst eine neue Verbindung).
    1. Bei einer neuen Verbindung müssen Sie die Startzelle eingeben. Es handelt sich hierbei in der Regel um die Zelle, die in der Kopfzeile ganz links steht. Geben Sie hier die Adresse der Zelle ein, z.B. "B11".
  3. Klicken Sie auf Weiter.
  4. Klicken Sie auf ein Element auf dem Formular und legen fest, welcher Spalte dieses Element zugeordnet sein soll.
  5. Wählen Sie in der linken Seitenleiste in der Dropdown-Liste eine Spalte aus, mit deren Inhalt Sie erkennen können, um welchen Datensatz es sich handelt (z.B. den Namen einer Person). Dies ist der Datensatztitel, er wird nachher rechts oben für die Datensatzauswahl angezeigt.
  6. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Fertig stellen.
Hier können Sie festlegen, welcher Spalte das Element zugeordnet sein soll

Verhalten & gültige Werte für zugeordnete Felder

  • Allgemein gilt: Wenn der zugeordnete Wert in der Tabellenkalkulation über eine Formel berechnet wird, lässt sich der Wert im FormPrinter nicht direkt über das Feld ändern. Es wird immer das Ergebnis der Formel-Berechnung angezeigt.
  • Textfelder und Bezeichnungen übernehmen den Text so, wie er in der Tabellenkalkulation auch angezeigt wird, inklusive dessen Anzeigeformat.
  • Das Datumselement versucht den Inhalt einer Zelle als Datum zu interpretieren und zeigt es mit dem für das Datumselement festgelegte Format an.
  • Das Bildelement benötigt einen Pfad, an dem das Bild liegt. Sie haben zwei Möglichkeiten, den Pfad in der Zelle anzugeben:
    • Absoluter Pfad: C:\Mitgliedsausweis\Bilder\Bild1.jpg
    • Relativer Pfad zur Tabelle: |DataConnectSourcePath|\Bilder\Bild1.jpg
      Beim relativen Pfad muss das Bild sich im gleichen Ordner befinden wie die Tabelle oder aber in einem Unterordner (im Beispiel liegt das Bild im Unterordner "Bilder")
    Wenn Sie über den FormPrinter ein Bild auswählen, wird der FormPrinter immer versuchen, einen relativen Pfad in die Excel-Tabelle zu schreiben, sofern dies möglich ist. Liegt das Bild nicht neben oder unterhalb der Tabelle, wird ein absoluter Pfad eingetragen.

    HinweisDer FormPrinter kann nicht mit in der Tabelle eingebetten Bildern umgehen und ist auf den Pfad angewiesen. Wenn Sie eine Vorschau des Bildes in der Tabelle anzeigen / einbetten möchten, ist dies leider nicht ohne weiteres möglich. Eine Möglichkeit wäre der Einsatz eines Makros.
  • Das Kontrollkästchen versucht den Inhalt einer Zelle als Wahr oder Falsch zu interpretieren. Abhängig davon, welchen Wert es aus der Tabellenkalkulation liest, schreibt es bei Änderung sein Gegenstück in die Tabelle zurück. Folgende Paare sind zulässig:
Angehakt Enthakt
WAHR FALSCH
True False
Ja Nein
Yes No
1 0
X (leer)

Makros in der Arbeitsmappe

Makros sind selbst geschriebene Skripte um bestimmte Abläufe in der Tabelle zu automatisieren. Das können z.B. bestimmte komplexe Berechnungen sein oder das Aktualisieren und Interpretieren von Daten aus einer externen Quelle, z.B. einer Webseite.

Im FormPrinter wird (ab Version 4.4) beim Laden einer Tabelle immer das Workbook_Open() Makro aufgerufen. Dort können Sie dann Ihre Skripte reinschreiben. Das Marko muss sich an folgendem Ort befinden:

  • in Excel: Microsoft Excel Makros-->Diese Arbeitsmappe
  • in OpenOffice: "Meine Makros"-->Standard-->Module1

Syntax

Sub Workbook_Open()
    'Ihr Code...
End Sub 

HINWEISDas Makro wird in OpenOffice nur über den FormPrinter beim Öffnen aufgerufen, nicht beim Öffnen der Arbeitsmappe über OpenOffice selber.